No artigo anterior, tratamos das principais modalidades de assinatura eletrônica e de seus diferentes graus de segurança. Mas a escolha entre assinatura simples, avançada, qualificada ou notarizada é apenas uma das partes a ser considerada. No dia a dia das empresas, a força probatória de um documento também depende de quem assina, em nome de quem assina, com qual certificado, por qual meio e de que forma os comprovantes serão preservados.
Retomando de onde paramos, é necessário lembrar que uma empresa não manifesta vontade sozinha: o Código Civil estabelece que obrigam a pessoa jurídica os atos dos administradores praticados nos limites dos poderes definidos no ato constitutivo. Assim, em contratos, atos societários, distratos, confissões de dívida e documentos empresariais relevantes, deve-se conferir o último ato societário arquivado, o contrato social, o estatuto, a ata de eleição ou a procuração aplicável, para confirmar se a pessoa física que praticou o ato tinha poderes de representação.
Essa cautela vale para assinaturas simples, avançadas e qualificadas. Quando uma pessoa física assina em nome da empresa, a análise envolve dois pontos: a identificação do signatário e a verificação dos poderes de representação. Porém, quando a pessoa jurídica assina o documento através de certificado digital (o chamado “e-CNPJ”), alguns cuidados a mais devem ser considerados.
Conforme tratamos no artigo anterior, as chaves privadas utilizadas em certificados digitais são exclusivas e reduzem a possibilidade de alegação de negativa de autoria em documentos assinados com certificado ICP-Brasil. No caso do e-CNPJ, isso significa que a utilização do certificado tende a vincular a pessoa jurídica ao documento assinado.
O ponto sensível, porém, está em outro aspecto: a emissão, renovação e revogação do e-CNPJ segue as regras da ICP-Brasil, as quais determinam a vinculação do certificado a uma pessoa física, que será o responsável legal pelo certificado. Assim, o certificado identifica a empresa, mas nem sempre deixa claro a pessoa física que praticou o ato como representante da pessoa jurídica.
Essa distinção é relevante porque a validade da assinatura não resolve, por si só, todos os problemas de representação. A validação técnica pode demonstrar que determinado e-CNPJ foi utilizado, mas a análise jurídica ainda pode exigir a verificação de quem estava autorizado a usar aquele certificado, quais eram os poderes de representação previstos no contrato social, estatuto ou procuração, e se o ato praticado respeitou eventuais limitações internas, como exigência de assinatura conjunta ou aprovação societária prévia.
Alguns exemplos ajudam a visualizar o problema. Listamos casos em que a assinatura via e-CNPJ afeta a validade jurídica do documento e pode tornar o negócio anulável em razão de defeito de representação:
Ausência de poderes estatutários: o responsável legal perante a Receita Federal (pessoa física cujos dados são utilizados na emissão do e-CNPJ) não possui poderes contratuais para assinar a documentação;
Violação de cláusula de assinatura conjunta: o contrato social exige a assinatura de duas ou mais pessoas para a validade do ato e o e-CNPJ está vinculado a apenas uma pessoa física, o que não supre a exigência de representação conjunta;
Certificado desatualizado: o representante vinculado ao e-CNPJ perdeu a prerrogativa de representação e a base de dados da Receita Federal foi atualizada sem revogação emissão do novo e-CNPJ.
Observados os exemplos, podemos concluir que o uso do e-CNPJ nem sempre representa a segurança que aparenta, de modo que, para facilitar a verificação posterior dos poderes de representação, a melhor prática é exigir a assinatura do representante legal com seu certificado de pessoa física e indicação de que assina em nome da sociedade.
Essa prática mantém a empresa como parte do contrato, mas a assinatura individualiza a pessoa física que manifestou a vontade em seu nome, de modo que será mais simples relacionar a assinatura ao administrador, diretor, sócio ou procurador e confrontar essa informação com o contrato social, estatuto, ata ou procuração correspondente em caso de questionamento.
Não raro, uma assinatura avançada que individualize claramente a pessoa física signatária, acompanhada de boa trilha de auditoria, autenticação em múltiplos fatores e identificação do representante, pode oferecer maior clareza probatória do que um e-CNPJ utilizado internamente sem controle.
Assinaturas com e-CNPJ, portanto, não permitem confundir a identificação digital da pessoa jurídica com a comprovação completa da representação empresarial, afinal a assinatura deve permitir não apenas validar tecnicamente o certificado, mas também compreender quem manifestou a vontade da empresa, se essa pessoa tinha poderes para tanto e se o ato poderá ser sustentado juridicamente caso venha a ser questionado.
No trabalho com contratos empresariais, esse cuidado é ainda mais importante porque, na maioria das vezes, os documentos são assinados em momentos de alinhamento entre as partes, mas costumam ser testados no momento do conflito.
Por isso, a assinatura eletrônica não deve ser tratada como uma etapa meramente operacional. A escolha entre e-CNPJ, e-CPF, assinatura avançada ou outro meio de formalização exige análise jurídica sobre a natureza do documento, os riscos envolvidos, a estrutura societária, os poderes de representação e a prova que poderá ser necessária no futuro.
O acompanhamento por advogado com conhecimento técnico permite reduzir fragilidades que, no momento da assinatura, podem parecer irrelevantes, mas que se tornam decisivas quando o contrato precisa ser validado, interpretado ou defendido perante terceiros, auditorias, cartórios ou processos judiciais.
Leonardo Domingos Grandi Caldieraro
OAB/SC 45608
