É evidente que estamos cada vez mais nos deparando com a tecnologia no nosso dia a dia, e que ela, assim como em diversas outras áreas, é indispensável no mundo dos negócios. Neste contexto, também evoluiu a maneira de assinar contratos e documentos, com a substituição da assinatura manuscrita pela assinatura virtual.

Assinatura virtual (ou eletrônica) é um termo genérico, que abrange a assinatura digital e outros meios. Entende-se, pois, que assinatura eletrônica se refere a todas as assinaturas realizadas no ambiente virtual, disponibilizadas por sites e plataformas. Já a assinatura digital, é uma assinatura eletrônica específica, que exige um certificado digital (carregado em um token ou cartão inteligente) emitido por uma das autoridades associadas à ICP-Brasil, que é protegido por criptografia que permite atestar com mais segurança a identidade da pessoa que está assinando o documento, dando a maior segurança em sua autenticidade.

Citam-se algumas formas de autenticação de assinaturas eletrônicas sem o certificado digital: e-mail, CPF, data de nascimento, etc. Logo, percebe-se o maior grau de segurança em se optar pela assinatura digital.

Todas elas são meios de autenticação pessoal, um mecanismo que permite formalização de documentos de maneira prática e segura, trazendo mais eficiência na conclusão dos negócios jurídicos, além de ter a mesma legitimidade e eficácia jurídica que uma assinatura manual, pois é um instrumento aceito pelos órgão oficiais e possui respaldo legal (Medida Provisória nº 2.200-2, art. 10). Em decorrência disso, sua validade é reconhecida pelos Tribunais, já que é possível aferir a identidade do signatário e conferir a segurança do documento.

Mas qual é a vantagem de assinar um contrato ou documento de maneira virtual?

A assinatura virtual substitui documentos assinados em papel por arquivos assinados eletronicamente, trazendo vários benefícios para sua empresa, como:

  • Segurança, pois a combinação de diversos pontos de autenticação garante a identidade do usuário e a validade do documento;
  • Redução de custos, já que dispensa a autenticação ou reconhecimento de firma em cartório;
  • Praticidade, pois reduz o tempo para a finalização de contratos, já que podem ser assinados pelas partes de qualquer lugar, simplificando e otimizando a rotina das empresas, evitando deslocamentos ou remessas de documentos físicos.
  • Economia de recursos, como papel, tinta, impressão, espaço para armazenamento de documentos físicos, e até recursos humanos (redução de tempo de trabalho);
  • Sustentabilidade, pois diminui o uso de utensílios e materiais de escritório e principalmente o consumo de papeis, fazendo com que sua empresa contribua para a preservação do meio ambiente.

Mas atenção:

Não esqueça que para a segurança da utilização de assinaturas eletrônicas ou digitais, você deve preservar sua senha, evitando anotá-la em qualquer local, repassá-la a terceiros e também tomar cuidado para não criar senhas óbvias, como data de nascimento, seu nome ou de familiares, numerais em sequência, etc.

Por Camila Brun, em 07.12.2020